Вот уж что поистине вызывает в малом бизнесе массовое непонимание и даже отторжение, так это бухгалтерский учет. Непонимание лежит в основе невежества предпринимателей в этом вопросе и, с одной стороны, порождает определенный страх, а с другой — приводит к мысли о ненужности его для бизнеса. Нет, никто не спорит, что этого, по мнению многих, навязанного государством занятия избежать нельзя и потому все так или иначе обзаводятся бухгалтерами. Впрочем, с одной только целью — снять проблемы во взаимоотношениях с налоговой инспекцией.
Безусловно, это — нужная функция бухгалтерии, но далеко не единственная и не самая важная.
Начинающий предприниматель радостно потирает руки в предвкушении очень хорошего дохода от сделки, определенного им самим, как это водится, самым распространенным способом, т. е. «на пальцах». И какие громы и молнии обрушиваются на голову бедного бухгалтера, когда он (после того, как учел все так, как полагается) показывает совсем не такой доход.
Предприниматель побуждает бухгалтера так манипулировать цифрами, чтобы в результате получалось то, что хочется предпринимателю. Он даже не догадывается о том, что должен действовать совсем иным способом: научиться принимать правильные решения на основе объективных данных бухгалтерского учета.
Когда предприниматель ставит перед собой цель — скрыть доходы, то ни о какой объективности бухгалтерского учета говорить не приходится. Такой бухгалтерский учет оказывается действительно бесполезным для бизнеса.
Впрочем, даже и хорошо поставленный учет оказывается бесполезным, если предприниматель не пользуется им в своей деятельности и значительно ослабляет позиции своего бизнеса, потому что задвигает в дальний угол механизм, которым нужно пользоваться постоянно — механизм предотвращения финансовых потерь.
Бухгалтерский учет не является самоцелью. Он не может проводиться только потому, что нужен бухгалтеру или государству. Он должен служить бизнесу.
Итак, правильно поставленный бухгалтерский учет позволяет:
Для того чтобы решить перечисленные выше вопросы, по результатам бухгалтерского учета составляются два основных документа: отчет о прибылях и убытках, а также балансовый отчет, в котором учитываются все активы и пассивы бизнеса.
Оба эти документа с установленной периодичностью предоставляются в налоговую инспекцию. Радости предпринимателя не будет конца, если эти документы нужно будет представлять раз в год. И совершенно напрасно. Чтобы быть в курсе событий, эти документы нужно составлять хотя бы ежемесячно, независимо от периодичности предоставления их в налоговую инспекцию.
Хотя о чем мы говорим? Вы когда-нибудь видели, чтобы предприниматель заглянул в них и открыл какую-нибудь таблицу? Я лично не видел. Всегда эти документы подписываются не глядя. В лучшем случае предприниматель задаст вопрос: «Тут все в порядке?». Да и правду сказать, зачем в них заглядывать-то, если для предпринимателя все эти записи с цифрами представляют собой что-то вроде китайской грамоты.
Чтобы использовать в своей деятельности данные бухгалтерского учета, предпринимателю нужно научиться читать эти документы и понимать их смысл.
Вопрос о достоверности бухгалтерского учета очень важен. Если данные не достоверны, то бизнес живет своей жизнью и «на ощупь», а документы живут своей жизнью и совершенно бесполезны.
Обязанность предпринимателя — поручить работу с цифрами бухгалтерам и не мешать им в этом, а использовать результаты работы в целях своего бизнеса. Хотя многие обходятся и без этого. Мы знаем, чем это оборачивается для 80%. Помните? БОЗ — дорога туда хорошо утоптана, можно даже сказать, что она заасфальтирована.
Не так уж много времени потребуется на учебу. Существуют кратковременные курсы, семинары, лекции и масса книг. Без труда можно найти и частного консультанта.
Однако и это еще не все.
Даже если у бизнеса все в порядке с прибылью, с активами и пассивами, это, к сожалению, еще не предполагает его финансовой стабильности. Дело в том, что поступление денег в бизнес от покупателей (по счетам дебиторов) за отгруженную продукцию и оплата денег поставщикам (по счетам кредиторов) за полученную продукцию по времени и размерам не совпадают друг с другом.
Например, деньги от покупателя за отгруженную продукцию будут перечислены по условиям договора после получения ее покупателем, а иногда и через оговоренный более длительный промежуток времени.
В то же время поставщику, также по условиям договора, деньги нужно платить уже сейчас. Да и идут деньги всегда не так быстро, как нам хочется.
Поэтому в каждом бизнесе возникает временной лаг между поступлением денег на счет и оплатой их со счета.
Ситуация, когда на счете всегда есть деньги для своевременной оплаты своих обязательств, встречается довольно редко. Гораздо чаще предприниматель ломает голову над тем, как бы «выкрутиться» и кому безболезненнее для бизнеса не заплатить сейчас и перенести этот платеж на более позднее время.
Строго говоря, в такой ситуации предприниматель уже не управляет своими финансами, а финансы управляют им.
Чтобы поставить денежный поток под контроль, существует эффективный механизм, называемый отчетом о движении денежных средств. Составлению этого документа научиться не так уж и сложно, но я что-то не слышал, чтобы в малом бизнесе кто-то это делал. Может быть, потому, что многие не знают о его существовании и пользе.
На каждый месяц на год вперед нужно записать все ожидаемые плановые поступления и все предстоящие расходы. Если, начиная с первого месяца, занести в этот документ имеющиеся на начало месяца наличные деньги (на счете и в кассе), то не трудно увидеть те месяцы, когда будет возникать дефицит наличности. Далее каждый месяц в этот документ заносятся фактические цифры поступлений и произведенных расходов и выводится фактическая сумма наличности на начало каждого месяца.
Предприниматель получает в свои руки очень эффективный инструмент. Когда денег не хватает, он может обратиться к своим покупателям с просьбой ускорить оплату или произвести частичную оплату, а также обратиться к своим поставщикам с просьбой отложить срок платежа или согласиться на частичный платеж. Наконец, он знает, на какой срок и в какой момент ему может понадобиться кредит.
Составление финансовых документов и умение ими пользоваться — очень важный навык для достижения успеха, которым предпринимателю нужно овладеть до того, как он откроет свой бизнес.
Сейчас практически ни у кого не возникает вопроса о необходимости услуг бухгалтера. Нужно только иметь в виду, что ошибки бухгалтера могут иметь очень серьезные последствия. В одном малом предприятии ошибки в бухгалтерском учете, допущенные в первые два месяца работы, привели к тому, что учет за целый год работы оказался неверным. Это создало массу проблем для руководства фирмы.
Предприниматель не должен начинать свой бизнес, если у него нет опытного бухгалтера, и к поиску такового нужно приступать со всей серьезностью и задолго до начала бизнеса. Существуют различные способы привлечения опытных бухгалтеров и нужно выбрать такой, который позволяет снизить затраты. Бухгалтер — не тот сотрудник, на котором нужно экономить. Его услуги нужно покупать.
Понимание важности бухгалтерского учета для бизнеса — одна из главных составляющих предпринимательского мышления.