Скучный день протекает так же, как все другие. Работа все время повторяется, руководителю приходится ее выполнять без особого энтузиазма. Представляется такая картина. Ровно в 9 часов 30 минут из письменного стола достают термос с кофе и пакет с бутербродами. Пергаментную -бумагу разглаживают, аккуратно складывают и всегда кладут на одно и то же место. Ну и так далее. Мало найдется людей, которым бы пришлась по душе подобная рутина, хотя многим, собственно говоря, ничего другого и не остается.

Стать «рутинистом» означает также научиться делать что-либо даже с закрытыми глазами, не совершая при этом ошибок, выполнять задание быстро и без особых раздумий. Такая «рутина» — скорее навык, опыт, она необходима для занятого человека, ведь время — самое ценное, что у него есть. Она позволяет ему высвободить дополнительные часы, обеспечивает безукоризненность и надежность в работе. Что для этого требуется?

Быть «рутинистом» разумно лишь в отношении повторяющихся видов деятельности. Зададимся вопросом: какие действия приходится периодически осуществлять в процессе руководства, работы, а также в личной жизни? Это позволит выявить ряд действий, в отношении которых у нас уже есть определенный навык: управление автомобилем, каждодневный путь на работу и обратно и пр. Чего, однако, нельзя сказать о многих других видах действий, которые нам приходится совершать снова и снова. Сюда могут относиться:

Что будет, если нам придется постоянно ездить одним и тем же маршрутом по оживленному городу с массой светофоров, заторов и т. п.? Для первого раза потребуется, вероятно, довольно много времени, сил и бензина. Не исключено, что придется останавливаться, спрашивать и справляться по схеме. Уже во время второй поездки мы почувствуем, что полученный урок не прошел даром. Специалисты говорят в таком случае о кривой обучения, которая возрастает с каждым новым действием. Такие кривые позволяют установить, что при каждом удвоении числа действий может достигаться экономия времени и (или) затрат в пределах 20—30 %. Первое удвоение наступает, когда делаешь что-либо во второй раз, следующее (22X2) —в четвертый, потом — в восьмой и т. д.

Естественно, неразумно учиться всему только на своем опыте. С более высокого уровня начинает тот, кто прибегает к помощи различных справочников, внимает советам коллег, т. е. использует опыт других.

Теперь самое время вспомнить о контрольных листках, в которых опыт обобщается в виде контрольных вопросов, или специальных диаграммах, где показывается очередность операций при выполнении тех или иных работ. Они хорошо зарекомендовали себя.

Контрольные листки и диаграммы позволяют в кратчайшее время (и в стрессовых обстоятельствах) действовать уверенно и правильно. При этом не надо (а при стрессе и невозможно) все тщательно взвешивать, обдумывать, вспоминать о накопленном опыте.

Непонятно, однако, отчего данный метод не получил широкого распространения на предприятиях. Ведь руководителю или его секретарю достаточно достать из ящика письменного стола контрольный листок и по нему выполнить те или иные рутинные дела быстро, точно, без особых затрат труда. Сколько рабочих операций и процессов приходится вновь и вновь обдумывать заново, набрасывать план работы, сколько приходится извиняться за то, что что-то упущено, забыто, не учтено.

Продумайте вместе с вашим секретарем, какие задания, события, процессы постоянно повторяются: деловые поездки, конференции, инструктаж новых сотрудников, общие собрания, рассылка рождественских поздравлений и подарков, дни открытых дверей, интервью с журналистами, юбилеи и пр. А теперь просмотрите соответствующие контрольные листки…

Нет, вам не следует садиться за работу и наверстывать упущенное. Пусть это сделают другие. Такая работа будет хорошей школой для молодых кадров, для тех, кого надо учить.

Чем точнее удастся превратить в рутину периодически повторяющиеся работы, тем меньше сил и времени будет требоваться для их выполнения, тем больше времени можно будет уделять другим, более интересным задачам. Этого, конечно, сможет добиться только тот, кто после выполнения всякой работы будет пытаться выяснить: чему я научился, как в следующий раз можно выполнить данную работу еще лучше? У того, кто эту фазу запустит и будет надеяться на то, что он и так уже все знает наизусть, кривая обучения должного развития не получит. Он рискует все время довольствоваться одним и тем же уровнем реализации той или иной проблемы.

Похожие записи